Handwerksbetrieb zukunftsfähig aufstellen – mit modernem Controlling

Controlling verbinden viele Handwerksbetriebe mit Mehraufwand. Dass dieser Schein trügt, zeigt die Müller Bedachungen GmbH. Um das Controlling zu verbessern, hat der Geschäftsführer im Jahr 2021 unsere Software Cheftresor eingeführt.
Handwerksbetrieb zukunftsfähig aufstellen – mit modernem Controlling

Handwerksbetrieb zukunftsfähig aufstellen – mit modernem Controlling

Viele Handwerksbetriebe leiden! Denn aktuell stehen sie vor vielen Herausforderungen rund um Fachkräftemangel, Preisdruck, veränderte Kundenanforderungen, wirtschaftliche Unsicherheit und + starkem Wettbewerb. Dabei gilt es: Nicht die Kontrolle verlieren. Das war auch Normen Müller, Geschäftsführer der Müller Bedachungen GmbH, bewusst und so zog er vor gut zwei Jahren die Reißleine. Seitdem setzt der Meisterbetrieb auf ein modernes Controlling und verlässt sich auf eine aktuelle und gesicherte Datengrundlage, anstatt auf das bloße Bauchgefühl zu hören.    

Wie alles begann …

Überblick ist die zentrale Währung für jeden Organisationserfolg. Gerade bei Handwerksbetrieben hält sich oftmals fest die Ansicht, dass diese für Controlling zu klein sind. Daneben sehen sie die datenbasierte Steuerung als äußerst bürokratisch, zeitaufwendig und somit als Zusatzbelastung an. Die Konsequenz: Das Thema wird nicht weiterverfolgt. Betrachtet man gängige Abläufe, ist das jedoch verwunderlich. Stellen sich Unternehmer Rückfragen beispielsweise zum Umsatzvermögen, zur Liquidität oder der aktuellen Steuerbelastung, müssen sie diese Informationen erst beschaffen. Dabei gehen Ressourcen und Zeit verloren.  

„Der Griff zum Hörer und ein Telefonat mit unserem damaligen Steuerbüro waren keine Seltenheit. Stand die Planung für das Folgejahr an und gab es noch ein paar Fragezeichen zu der Kostenaufstellung zu klären, hat das mitunter sehr lange gedauert. Zeit verstrich, die man im Tagesgeschäft einfach nicht hat. Im schlimmsten Fall ist das Thema dann einfach liegen geblieben“, erinnert sich Normen Müller. „So wollte ich nicht weiterarbeiten. Denn Informationen brauche ich als Unternehmer punktgenau. Mir war klar: Es muss sich etwas ändern.“  

Digital zum gewünschten Zielzustand

Zur Lösung kam der Meisterbetrieb rund ums Dach durch einen Steuerberaterwechsel vor gut zwei Jahren. „Gemeinsam neue Wege gehen – das ist der Leitsatz der Ines Scholz Steuerberatungsgesellschaft mbH. Und was soll ich sagen, der Name ist Programm“, schmunzelt Normen Müller. Denn knapp ein halbes Jahr nachdem das Unternehmen die Partnerschaft mit dem Steuerberaterteam von Ines Scholz eingegangen ist, eröffnete sich ein attraktives Angebot: die Nutzung der Controlling-Software Cheftresor®.

„Der Funke ist sofort übergesprungen. Daten, die ohnehin in unserem Unternehmen schlummern, sollten so aufbereitet werden, dass mein Team und ich nie den Überblick verlieren“, erklärt der Geschäftsführer die Anfänge mit Cheftresor®.  Bislang konnte der Betrieb lediglich einmal im Jahr tiefer in die Themen Buchhaltung und Lohnabrechnung einsteigen – dazu kam wenig Reaktionsspielraum. Denn erst im November wurden Zahlen für das vergangene Jahr bereitgestellt. Negative Entwicklungen und Tendenzen auszubügeln, war damit ausgeschlossen.  

Maximale Flexibilität für Unternehmer

Mit Cheftresor® hat sich eine 180-Grad-Wende eingestellt. Unübersichtlichen Auswertungen, riesigen Tabellen oder Papierbergen sagte die Müller Bedachungen GmbH durch den digitalen Alltagshelfer mit lachendem Auge ade. An ihre Plätze haben sich Grafiken gestellt, die Tendenzen aufzeigen, ein Dashboard, das wichtige Kennzahlen und möglichen Handlungsbedarf gesammelt darstellt, und es entstanden auch schnellere Kommunikationswege zwischen Firma und Steuerkanzlei.

„Mein persönliches Highlight ist das Controllingcockpit. Die Liquiditätsplanung gibt mir betriebliche Sicherheit. Die Kontoüberwachung zeigt Auftragseingänge oder offene Forderungen schnell und übersichtlich – ohne langes Aktendurchsuchen. Jeden Monat weiß ich, wo mein Betrieb steht. Cheftresor® gibt mir ein viel besseres Gespür für die verschiedensten Kennzahlen und unternehmerischen Fragen“, erzählt Normen Müller. Natürlich heißt das nicht, dass Controlling auf der Tagesordnung stehen sollte. Ein monatlicher Blick in das Controlling-Tool und das Wissen, dass bei Bedarf jederzeit Informationen vorliegen, sorgen bereits für ein sicheres Gefühl.  

Die nächsten Unternehmensschritte – mit Cheftresor®

„Je länger wir das Tool nutzen, umso besser. Heute greifen wir auch auf Rückblicke zu. Vergleichszahlen zeigen uns Entwicklungen auf und schaffen so mehr Transparenz. Wir wissen, Potenziale birgt unser Cheftresor® noch viele“, so der Bedachungsexperte. Deshalb plant der Betrieb die Ausweitung der Nutzung für weitere Mitarbeiter. Denn Vorteile ergeben sich nicht nur für die Geschäftsleitung.  

Eine Kollegin aus dem Personalbereich, die sich ebenso mit Controlling befasst, ist gerade in der Einarbeitung mit dem Tool. „Und es gibt auch schon ein erstes Zwischenfazit: Sie ist zufrieden! Denn Cheftresor® bringt enorme Erleichterung mit sich. Recherchen gehen schneller, ein Überblick ist stets möglich und auch die Überprüfung von Fehlbuchungen – was immer einmal möglich ist – geht in der Anwendung schnell und einfach“, fasst Normen Müller zusammen. Dazu kommt, dass die Nutzung intuitiv ist. Unterstützung vom Cheftresor-Team kommt aber nie zu kurz. So sind Online-Schulungen und das Zur-Verfügung-stehen bei Rückfragen selbstverständlich.  

Fazit

Ausreden von zeitintensiven Controlling-Maßnahmen, unübersichtlichen Unternehmenszahlen oder Mehraufwand haben keinen Bestand. Es gilt: Mit der richtigen Unterstützung ist Controlling kinderleicht – unabhängig der Unternehmensgröße. „Laufende Kosten, differenzierte Auswertungen, Rück- und Ausblicke: Alles zusammen ermöglicht uns als Handwerksbetrieb, schnell fundierte Strategien zu entwickeln. Auf unseren digitalen Alltagshelfer möchte ich heute nicht mehr verzichten“, sagt Normen Müller.

Kanzlei im Blick: Mit Risiko- und Qualitätsmanagement in eine sichere Zukunft

„Kanzlei im Blick“ ist nur einer der Cheftresor®-Grundbausteine, die sich individuell und je nach den Kanzleibedürfnissen buchen lassen. Jeder Anwendung lieg eine sichere und effiziente Cheftresor®-Basis zugrunde.
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