Digital – mit Fokus auf den Menschen: Der Weg zur Traumkanzlei!
Vielen Branchen ist gerade eins gemeinsam: Sie machen sich Gedanken, was die Zukunft bringt. Wird der Fachkräftemangel das erfolgreiche Wirtschaften der eigenen Firma gefährden? Können Unternehmen mit der fortschreitenden Digitalisierung und den sich ständig ändernden Kundenwünschen überhaupt noch Schritt halten? Oder rationalisiert Künstliche Intelligenz die menschliche Arbeitskraft bald einfach weg? Auch Steuerkanzleien malen sich teilweise ein dunkles Zukunftsszenario aus. Sieht man Steuerberater nicht nur als Zahlenjongleure, sondern als Unternehmensbegleiter, haben sie laut Ines Scholz, selbst Steuerberaterin und Geschäftsführerin von Cheftresor, aber nichts zu befürchten. Wir hören einmal genauer hin.
Liebe Ines, die Arbeitswelt steht auf dem Kopf. Coronapandemie, Fachkräftemangel, Digitalisierung – Steuerkanzleien stehen immer wieder vor verschiedenen Herausforderungen. Wie kommen sie hier heil raus?
Ines Scholz: Krisen sind kein neues Phänomen und auch kein vorübergehender Zustand. Schon jetzt spekulieren wir über künftige multiple Krisenszenarien wie Hochzinsphasen, Inflation oder eine Rezession. Aber das muss uns nicht aus dem Konzept bringen. Denn unser Auftrag als Steuerberater ist es seit jeher, Unternehmen nicht nur in Bezug auf steuerliche Pflichten zu beraten, sondern sie stets zu begleiten – gerade auch in schwierigen Zeiten.
Ein gutes Beispiel ist der Fachkräftemangel. Viele unserer Mandanten kämpfen seit Monaten damit, geeignete Fachkräfte zu finden oder qualifizierte Mitarbeitende zu halten. Als Steuerberater können wir hier unterstützen – mit aktuellen Zahlen, Daten und Fakten. Kennen Unternehmer Personalkosten oder Stundensatzindikatoren im Detail und haben sie Einblicke in Entwicklungstendenzen, können daraus hilfreiche Entscheidungen gewonnen werden.
Heil aus Krisen kommen Steuerberater also aus meiner Sicht, wenn sie bei ihrer Kernaufgabe bleiben, Mandanten Sicherheit zu geben und sie bei verschiedensten Fragestellungen zu unterstützen. Eine zeitgemäße Datenaufbereitung hilft dabei.
Krisen sind also nichts Neues. Wie können Steuerberater aus Deiner Sicht dennoch das Beste daraus machen und aus Krisen lernen, um sich zukunftsfähig aufzustellen?
Ines Scholz: Vor allem wichtig ist es, den Blick auf Kanzleimitarbeitende zu lenken – quasi in guten wie in schlechten Zeiten. Die zentrale Frage: Was brauchen Angestellte, dass sie in ihrem Job aufblühen? Meine Berufserfahrung hat gezeigt, dass es Anerkennung ist. Natürlich zum einen vom Arbeitgeber. Zum anderen aber auch von ihren Mandanten. Hier beginnt die Krux. Wie oft habe ich von Unternehmern schon gehört, dass das Wort Steuerberater der Leistung nicht gerecht wird, weil eine Beratung faktisch gar nicht stattfindet.
Deshalb ist es das Gebot der Stunde, mehr in Richtung Mandantenservice und Beratungsleistung abzubiegen. An dieser Stelle kommen wieder die ohnehin vorhandenen Zahlen, Daten und Fakten ins Spiel. Denn wissen Mitarbeitende, wie sie diese nutzen können, um ihr Angebot zu erweitern und dem Mandanten ein wahrer Berater zu sein, ist der Weg für mehr Wertschätzung schon so gut wie geebnet – und eröffnet eine Win-win-Situation. Natürlich lässt sich dieser aber nur gemeinsam gehen. Deshalb ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit das erste Etappenziel.
Inwiefern hilft die Digitalisierung dabei?
Ines Scholz: Kanzleien sind heute meist schon weitestgehend digital aufgestellt. Manuelle Buchhaltung oder händische Lohnabrechnung gehören seit langem der Vergangenheit an. Transformation umfasst aber nicht nur die elektronische Erfassung von Dokumenten oder die digitale Archivierung. Deshalb fehlt meist der letzte, gleichzeitig aber unbedingt nötige Schritt, um von der Digitalisierung zu profitieren: die ganzheitliche pragmatische Umsetzung für einen digitalen Workflow zwischen Kanzlei und Mandant.
Dafür sollten Kanzleien eigene Wünsche und die Bedürfnisse ihrer Mandanten beleuchten. Ganz vorne reiht sich hier sicherlich die Zeitersparnis auf beiden Seiten ein. Aber auch eine gute, verlässliche Kommunikation und eine zeitnahe Information. Ein Beispiel verdeutlicht das: In meiner Kanzlei setzen wir bereits lange auf die digitale Buchhaltung. Das war okay und hat uns einiges an Zeit eingespart. Auch der Zeithorizont der Buchhaltung war uns wichtig. Viele Mandanten möchten aktuell über ihre Zahlen informiert sein. Deshalb buchen wir diese Mandate schon seit langem wöchentlich. Leider bot uns die Software dafür bisher keine Auswertungsmöglichkeiten. Richtig gut wurde das Konzept erst, als wir einen Schritt weitergedacht und unsere Wünsche konkretisiert haben.
Das Ergebnis: Für eine optimierte Buchhaltung braucht es digitale Prozesse, die die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant effizient gestaltet.
Mitarbeiter im Blick, das ist seit langer Zeit Deine Devise. Aber wie schaffen Kanzleien in der Praxis ein gutes Fundament für zufriedene Angestellte?
Ines Scholz: Wie bereits erwähnt, hat Zufriedenheit auch wesentlich mit dem Thema Akzeptanz vonseiten der Mandanten zu tun. Um diese zu erzielen, müssen überzeugende Arbeitsergebnisse geliefert und Beziehungen geknüpft werden. Dafür braucht es moderne Auswertungen, beispielsweise interaktive Grafiken, die Mandanten echte Mehrwerte aufzeigen. Wobei wir wieder bei der Digitalisierung angelangt wären. Diese bilden dann die Basis für gute Beratungsgespräche auf Augenhöhe, in denen die Wertschätzung gegenüber der Arbeit meiner Kanzleimitarbeiter spürbar ist. Mandanten fühlen sich gut betreut, Mitarbeiter gebraucht und gesehen.
Apropos gesehen: Auch Kanzleichefs sind hier in der Pflicht etwas für ihre Mitarbeiter zu tun. Zufriedene Mitarbeitende brauchen Anerkennung. Diese drückt sich nicht nur monetär aus, sondern äußert sich vielmehr in Beteiligung, Entwicklungsmöglichkeiten und Gemeinschaftsgefühl. Betroffene zu Beteiligten machen lautet hier der Ansatz, den wir z.B. mit unserer Balanced Scorecard und der Jahreszielplanung seit Jahren konsequent verfolgen. Über diese Instrumente können alle an der Entwicklung und dem Erfolg der Kanzlei teilhaben und selbst ihren Teil dazu beisteuern. Das verbindet uns.
Die Digitalisierung kann solche Themen übrigens optimal unterstützen, beispielsweise mit einer eigenen Mitarbeiterapp. Der logische erste Schritt wäre es also, sich Gedanken zur digitalen Kanzlei zu machen – was auf jeden Fall Chefsache ist. Und natürlich gehören auch Teamevents oder das gemeinsame Freitagsfrühstück zu unseren Highligts. Einen solchen Termin kann man wunderbar nutzen, um zusammen Ziele abzustecken und Commitment für neue Wege der Zusammenarbeit zu erreichen.
Das Wörtchen Digitalisierung macht vielen Angst, gerade jetzt, wo Künstliche Intelligenz einige Berufsfelder obsolet erscheinen lässt. Wieso ist der menschliche Steuerberater dennoch in Zukunft nicht wegzudenken?
Ines Scholz: Automatisierte Prozesse sind schon vielfach in unserer Branche eingesetzt. Die Devise: Wo Technik hilft, sollte sie auch eingesetzt werden. Gerade in Bezug auf monotone Arbeiten ist der technische Fortschritt für viele meiner Angestellten mehr Segen als Fluch. Dennoch ist sie kein Allheilmittel. Wir müssen selbst über moderne Auswertungs- und Kommunikationskonzepte nachdenken, darüber, wie wir unsere Mandanten erreichen. Damit sichern wir unseren Platz als Unternehmensbegleiter.
Aus menschlicher Sicht haben wir meiner Meinung auch nichts zu befürchten. Gerade geht so vieles in Richtung Personalisierung und individuelle Beratung. Da ist KI – zumindest Stand heute – keine gute Alternative. Menschen möchten von Menschen, ihren persönlichen Erfahrungen und dem Know-how lernen. Das gilt auch für die Beziehung zwischen Kanzleien und Mandanten.
In diesem Sinne ist KI für die tägliche Arbeit eine wichtige Entlastung durch Standardisierung und Automatisierung. Unseren Beruf wird sie uns aber so schnell nicht streitig machen.
Alles zusammenbetrachtet: Was ist Dein Tipp für die Traumkanzlei?
Ines Scholz: Das kann ich kurz und knapp beantworten: Wertschätzung! Die Kulturfrage dahinter: Wie muss sich eine Kanzlei organisieren, damit es Mitarbeitenden und Mandanten gut geht? Dann zeichnen sich die nötigen weiteren Schritte wie von selbst ab.
Wer noch mehr zur heute nötigen Kanzleikultur, Mitarbeiterzufriedenheit oder praktischen Umsetzungstipps lesen will, sollte einen Blick in das DATEV-Fachbuch Neues Denken in der Kanzleiführung von Ines Scholz werfen.
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Über Cheftresor GmbH
Die Cheftresor GmbH stellt mit der gleichnamigen Software Cheftresor® eine Lösung für Steuerkanzleien und deren Mandanten zur Verfügung. Durch eine sichere und geprüfte Schnittstellenanbindung bereitet Cheftresor® vorhandene Daten aus dem Kanzleirechnungswesen ohne Änderungen an den Vorsystemen auf. Die grafisch übersichtliche Darstellung auf der browserbasierten Plattform erleichtert beiden Seiten, die Themen Buchhaltung und Lohnabrechnung effizient zu bearbeiten. Das Ergebnis: ein modernes Controlling in Echtzeit. Steuerberater und Steuerkanzleien setzen für die aktive Mandantenberatung mit buchungsaktuellen Unternehmensdaten bereits auf Cheftresor®. So stellen sie einen smarten und digitalen Mandantenservice sicher. Aber auch Unternehmen profitieren dank aktueller Auswertungen von monatlichen Lohnmeldungen, Vertragsübersichten oder Belegklärung. Entwickelt wurde das Tool von einem Team aus IT-Experten und berufserfahrenen Steuerberatern – aus der Praxis für die Praxis. Cheftresor® ist ein Portal mit allen Zahlen, jederzeit und überall verfügbar. https://www.cheftresor.de/
Die Cheftresor GmbH wurde 2019 gegründet und gehört als Marke zur Ines Scholz Firmengruppe.
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