Effiziente Zusammenarbeit in der Lohnabrechnung: Wie Steuerkanzleien und Mandanten von Automation profitieren
Eine partnerschaftliche Beziehung zwischen Steuerberatern und Mandanten ist wohl das oberste Ziel einer jeden Steuerkanzlei. Denn die Rechnung ist einfach: Ohne glückliche Mandanten und Mitarbeiter gestaltet es sich immer schwieriger, der Konkurrenz standzuhalten. Dabei sind gute Leistungsergebnisse die eine Seite der Zufriedenheits-Medaille. Die andere zeichnet sich durch saubere Abläufe im Tagesgeschäft ab. Dass hier noch Optimierungspotenziale bestanden, erkannte die SCHLÜTER.HUDJETZ.HAIN + Partner mbB Steuerberatungsgesellschaft vor gut einem Jahr und suchte nach Lösungen, um die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten weiter zu verbessern und mit hilfreichen Arbeitsergebnissen aufzuwarten.
Einer für alle, aber alle für sich
Kompetente Beratung und Unterstützung bei allen steuerlichen Angelegenheiten. Müsste man die Steuerberatung in einem Satz beschreiben, würde dieser vermutlich in die obige Richtung gehen – wenn auch stark verkürzt. Um diese Aufgabe zu erfüllen, braucht es vor allem eins: Daten. Dass diese nicht immer leicht zu beschaffen sind, können die meisten Kanzleien aus ihrer eigenen Arbeitspraxis wohl bestens nachvollziehen. Ähnlich erging es den Mitarbeitern bei SCHLÜTER.HUDJETZ.HAIN + PARTNER noch vor ein paar Monaten.
Das Hauptmanko zu dieser Zeit: Es fehlte an einem einheitlichen Vorgehen bei der Datenbeschaffung und -übermittlung zur Lohnabrechnung. Mandanten schickten Informationen per E-Mail und Fax in selbst erstellten Excel-Tabellen an die Kanzlei oder teilten sie dem Sachbearbeiter über das Telefon mit. Danach mussten diese die Zahlen manuell übertragen. „Die fehlende Automatisierung hat uns die Arbeit mit den zahlreichen Daten auf den verschiedensten Ebenen erschwert. Vor allem kostete sie uns aber Zeit und brachte ein hohes Fehlerpotenzial mit sich. Auf diese Weise weiterzumachen, war für uns nicht denkbar“, erinnert sich Andreas Hudjetz, Dipl.-Kaufmann, Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater, vereidigter Buchprüfer und Partner der SCHLÜTER.HUDJETZ.HAIN + PARTNER mbB Steuerberatungsgesellschaft.
Überzeugende Argumente für den Mandantenservice
„Des Rätsels Lösung erschien uns dann auf einer Messe im Jahr 2022– in strahlendem Magenta“, lacht Andreas Hudjetz. „Hier kam ich mit dem Cheftresor®-Team ins Gespräch und bemerkte gleich, dass wir unsere größte Herausforderung – die Datensammlung, -bereitstellung und -verarbeitung – mit dem Controlling-Tool überwinden können.“ Dafür bietet Cheftresor® eine direkte Schnittstelle zu DATEV und übernimmt die Daten ohne Zwischenspeicherung automatisiert in die Software. Bei der Erstanlage überträgt der digitale Alltagshelfer zudem die Lohnarten.
„Das Konzept des Cheftresor® Lohncenters, die wichtigsten Unternehmenskennzahlen jederzeit und überall im Blick zu behalten, hat unmittelbar überzeugt. Aber nicht nur das. Denn als Tool für Steuerkanzleien und ihre Mandanten hebt es auch die Zusammenarbeit auf eine neue Ebene.“, so Andreas Hudjetz. Rückfragen lassen sich einfach im System stellen und erleichtern den Dialog. Durch die benutzerfreundliche Anwendung ist der Einstieg für beide Seiten schnell gemeistert.
Personalreports für einen aktuellen Überblick
„Für unseren Kanzleialltag ist das Cheftresor® Lohncenter ein echter Gewinn. Aus reinen Zahlen erhalten wir per Klick wertvolle Informationen, die sich übersichtlich aufbereitet zügig erfassen lassen. Davonprofitieren im nächsten Schritt unsere Mandanten, denen wir aussagekräftige Personalreports liefern. Mit ihnen erhalten sie uneingeschränkten Überblick über Entwicklungen, Produktivität und Ergebnisse ihrer Mitarbeiter. Uns wiederum ebnen sie den Weg für zielführende Beratungsansätze. Hier sieht man eindeutig: Lohndaten können viel mehr als oftmals vermutet“, fasst Andreas Hudjetz seine Erfahrungen zusammen.
Mithilfe des Personalcontrollings unterstützen Steuerberater ihre Mandanten und schaffen mehr Effizienz für die Zusammenarbeit – auch für die eigenen Angestellten. Denn Automatisierung, Aktualisierung der Zahlen, schnelles Mitarbeiter-Onboarding und eine ganzheitliche Prozessoptimierung bringen auch für die Steuerkanzlei enorme Zeitvorteile mit sich. „Deshalb ist für uns klar gewesen, dass wir nach der Testzeit alle unsere Mitarbeiter Schritt für Schritt auf Cheftresor® einlernen wollen“, berichtet Andreas Hudjetz.
Fazit
Mehr Arbeitgeberüberblick, Effizienzsteigerung durch automatisierte Lohnworkflows und neue Beratungsansätze, beispielsweise zur Nettolohnoptimierung: Das Cheftresor® Lohncenter überzeugt in vielerlei Hinsicht. Zwei Aspekte heben sich aber besonders hervor. Denn eine reibungslose, zeitsparende Zusammenarbeit mit den Mandanten auf Augenhöhe und wertvoll aufbereitete Lohndaten fördern die Bindung an die Kanzlei und bedeuten am Ende den entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
„Wir sind mit der Lösung wunschlos glücklich. Zumindest fast. Wir könnten uns vorstellen, dass die Eingabe von Fehlzeiten (mit AU und ohne AU) mit direkter Übergabe in Lodas und somit einer Ausweitung auf sich häufig ändernde Stammdaten sinnvoll wäre. Aber ich weiß, dass das Teamständig an solchen Optimierungen arbeitet. Daher gedulden wir uns noch und arbeiten bis dahin zufrieden mit den angebotenen Funktionen weiter“, sagt Andreas Hudjetz.
