Häufige Fragen und Antworten

In unserem FAQ – Bereich beantworten wir Ihre Fragen.

Sollte Ihre Frage noch nicht unter den häufig gestellten sein, dann nutzen Sie gern unser Kontaktformular und schreiben Sie uns einfach direkt. Wenn Sie zukünftig noch mehr über Cheftresor erfahren wollen, dann melden Sie sich gern für unseren Newsletter an. So erhalten Sie alle Informationen rund um den digitalen Arbeitsplatz für Steuerberater und Unternehmer voll automatisch per E-​Mail in Ihr Postfach.

1. Allgemeine Fragen & Cheftresor Partner werden

 

Wie nutze ich Cheftresor als Kanzlei?

Cheftresor bietet Ihnen ein durchdachtes, alltagstaugliches Implementierungskonzept. Sie bekommen eine Einweisung in das System, das Day-to-Day Handling und in die Mandanten- und Nutzeranlage. Als Partner-Kanzlei benennen Sie dafür einen Cheftresor-Beauftragten, Ihren „Cheftresor-Lotse“. Dieser koordiniert den Implementierungsprozess. Gemeinsam mit Ihnen nehmen wir die Datenerstbestückung vor und verifizieren eine erste Qualifikation.

Kann ich Cheftresor vorab testen?

Ja, Sie können Cheftresor natürlich vorab testen. Klicken Sie dazu einfach auf der Homepage auf "Jetzt testen" oder folgen Sie alternativ diesem Link. Am besten funktioniert es mit dem Google Chrome Browser.

Wir möchten unseren Mandanten Cheftresor anbieten. Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein?

Wir freuen uns, dass Sie Cheftresor-Partner werden möchten. Auf unserer Cheftresor Partnerseite und in unserem Booklet zum Partnerprogramm haben wir Ihnen alle wichtigen Informationen zum Onboarding für Cheftresor zusammen gestellt. Über die Startseite können Sie mit einem Klick auf "Jetzt testen" einen ersten Blick in Ihren zukünftigen Cheftresor werfen und werden automatisch durch den Partnerprozess geführt.

Erhalte ich als Cheftresor-Partner Marketing- und Werbeunterstützung?

Ja, Cheftresor bietet Unterstützung bei der aktiven Bewerbung der Software gegenüber Mandanten an. Wir stellen Ihnen ein umfangreiches Marketing-Paket zur Verfügung, inklusive digitalen Schulungsmaterialien. Sprechen Sie uns dazu gern an: Email: support@cheftresor.de, per Telefon unter: 01805 664 668 oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

Welche Voraussetzungen muss die Finanzbuchführung für die Nutzung von Cheftresor erfüllen?

Cheftresor, als moderne Controlling-Lösung, spielt alle bereits vorhandenen Daten 1:1 aus dem Rechnungswesen des Steuerberaters aus und bereitet sie für Steuerberater und Mandant völlig neu auf. Sie sollten deshalb folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Sichergestellte monatliche Qualitäts-Buchhaltung
  • Vorhandene Qualitäts-Lohnabrechnung in der Kanzlei oder beim Mandanten
  • Freude am Dialog
  • Interesse an neuen Auswertungen und Zusammenhängen

Alle wichtigen Hinweise rund um die Finanzbuchhaltung finden Sie in unserem Partner-Bereich.

Kann ich als Unternehmer Cheftresor nutzen, wenn ich meine Buchhaltung im Unternehmen selbst organisiere?

Ja, auch wenn Sie Ihre Buchhaltung im Unternehmen selbst organisiert haben, können Sie Cheftresor als Controlling-Tool nutzen. Wir installieren die Schnittstelle zu Cheftresor direkt auf Ihrem Server.

Mit meinen aktuellen Lösungen fühle ich mich gut aufgehoben. Welche Argumente sprechen für eine Einführung von Cheftresor?

Wir freuen uns, dass Sie bereits auf einem guten Weg ins digitale Zeitalter sind. Um sich einen weiteren Informationsvorsprung zu schaffen, nutzen Sie Cheftresor mit seiner einzigartigen Lösung, die die Datenwahrheit des Steuerberaters und DATEV mit modernen Auswertungsmöglichkeiten vereint. Ihnen wird jederzeit und überall eine multidimensionale und sichere Aufbereitung von buchungsaktuellen Daten geliefert. Dadurch können Sie ein ganz neues Beratungsformat etablieren. Eine effiziente Zusammenarbeit von Unternehmer und Steuerberater durch Dialog und Nähe, sichert Vorsprung für beide Seiten. Schauen Sie sich gern unser Booklet zum Cheftresor Partnerprogramm an und überzeugen Sie sich.

Mein Mandant hat Zweigstellen seines Unternehmens die nicht in Deutschland ansässig sind. Werden im Cheftresor auch internationale steuerliche Aspekte berücksichtigt?

Nein, aktuell können keine steuerlichen Richtlinien von im Ausland ansässigen Firmen berücksichtigt werden.

Bei meinem Mandanten handelt es sich um einen Verein. Können im Cheftresor buchhalterische Besonderheiten von Vereinen berücksichtigt werden?

Nein, Vereine sind im Moment im Cheftresor nicht darstellbar.

Wie viele Mitarbeiter können in meiner Kanzlei mit Cheftresor arbeiten?

Alle Mitarbeiter Ihrer Kanzlei, die Sie als Nutzer anlegen, können mit Cheftresor arbeiten. Die Informationen rund um die Preis- und Leistungsübersicht finden Sie unter www.cheftresor.de oder in der Cheftresor Partnerbroschüre.

2. Funktionen & Features

 

Gibt es ein Cheftresor-Benutzerhandbuch?

Nein, ein separates Handbuch zu Cheftresor gibt es nicht, denn Cheftresor ist intuitiv und selbsterklärend bedienbar. Als voll digitales Controlling-Tool für Unternehmer und Steuerberater, werden alle Features und Funktionen innerhalb des Cheftresors erklärt. Sollten Sie dennoch einmal Fragen haben, zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren unter support@cheftresor.de.

Kann ich als Steuerberater meine Mitarbeiter selbst als Nutzer anlegen?

Ja, das können Sie. Die intuitive Bedienung von Cheftresor ermöglicht Ihnen mit wenigen Klicks, die Benutzerverwaltung selbst zu organisieren.

Wie kann ich einen neuen Nutzer in Cheftresor anlegen?

Ganz einfach, klicken Sie dazu in der Nutzerverwaltung auf den Button "Neuen Nutzer erstellen" und befüllen Sie die vorgegebenen Felder. Weisen Sie dann jedem Nutzer die passenden Mandanten zu und speichern Sie die Konfiguration ab.

Wie kann ich einen neuen Mandanten im Cheftresor anlegen?

Klicken Sie dazu in der Mandantenverwaltung auf den Button "Neuen Mandanten erstellen" und befüllen Sie die vorgegebenen Felder. Treffen Sie dann folgende Einstellungen: > Funktion für Import von Rechnungswesen und Personaldaten zuordnen > bei Ärzten und Zahnärzten wird der SKR nicht automatisch ermittelt, somit muss der SKR81 / 80 manuell vergeben werden > Einrichtung des Zugriffs der Mandantenbetreuer auf das Profil

Ein Mitarbeiter meiner Kanzlei wird neuer Ansprechpartner für einen Mandanten, wie kann ich den Ansprechpartner wechseln?

Klicken Sie in der Mandantenverwaltung unter "Aktionen" auf das Icon mit Stift. Hier können Sie alle Grunddaten des Mandanten bearbeiten. Im Feld "Ansprechpartner" wählen Sie einfach den entsprechenden Mitarbeiter aus und speichern die Eingabe.

OPOS: Wieso sehe ich im Balkendiagramm der offenen Forderungen nicht alle Debitoren mit Fälligkeiten und Betrag?

Das Balkendiagramm der offenen Positionen beschränkt sich auf die Top15 Forderungen. Eine Gesamtübersicht aller Debitoren erhalten Sie mit einem Klick auf "Details einblenden". Hier stehen Ihnen alle Informationen zum Kunden bis auf die Rechnungsebene hinunter zur Verfügung.

Wie berechnen sich die Kennzahlen?

Die Berechnung der Kennzahlen erfahren Sie schnell und einfach mit einem Klick auf den Info-Button in der rechten, oberen Ecke der jeweiligen Kennzahl. Bei allen Werten liegen die unveränderten Daten Ihres Steuerberaters zugrunde.

Wie aktuell sind die Daten in Cheftresor?

Die Daten aus Cheftresor entsprechen den Buchhaltungsdaten des Vorabends und werden per Nachtverarbeitung aktualisiert. Im Punkt offene Posten und Liquidität werden zudem nicht festgeschriebene Daten eingespielt. Alle anderen Daten entsprechen denen, die vorab festgeschrieben wurden. Die Daten im Cheftresor entsprechen somit dem Buchungsstand des Steuerberaters. Das Cheftresor-Qualitätsversprechen hält alle Cheftresor-Partner dazu an, die Mandantendaten nach Erstellung der Buchhaltung und/oder Lohnabrechnung zu aktualisieren.

Für welchen Zeitraum kann ich meine Controlling-Werte und Kennzahlen sehen?

Maßgebend sind die im Vorsystem bei Ihrem Steuerberater vorhandenen Daten. Jahresbezogene Auswertungen werden in Cheftresor i.d.R. für die letzten drei Jahre bereitgestellt. Lediglich im Lohn ist dies in der Startphase abhängig von Ihrem Abrechnungsprogramm. Später werden auch hier 3 Jahre angezeigt.

Wieso weichen der Rohertrag und das Betriebsergebnis in der Cheftresor BWA-Kurzanalyse von der DATEV BWA ab?

Bei der Berechnung der BWA-Kurzanalyse werden die sonstigen Erlöse erst ab dem Betriebsergebnis für die weiteren Werte berücksichtigt. Rohertrag und Betriebsergebnis errechnen sich somit nur aus den Faktoren, die wirklich in direktem Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen und geben so ein ehrlicheres Bild des Unternehmenserfolges wieder.

Ich habe neue Daten in der FiBu meines Mandanten festgeschrieben. Kann ich diese Daten manuell in Cheftresor aktualisieren?

Ja, außerhalb des regelmäßigen Imports ist auch eine manuelle Aktualisierung der Cheftresor-Daten möglich. In der Mandantenverwaltung sehen Sie dazu neben jedem Mandanten die Spalte für Rechnungswesen und Personaldaten. Dort finden Sie den aktuellen Status des Datenimports und können diesen mit einem Klick auf das "Pfeilsymbol" selbst starten. In wenigen Minuten stehen Ihrem Mandanten dann die neuen Daten im Cheftresor zur Verfügung.

Bei der Wochenbuchhaltung meines Mandanten gibt es noch Abstimmungsbedarf. Kann ich den Datenimport aussetzen?

Ja, das können Sie. Cheftresor steht für aktuelle und qualitätsgesicherte Unternehmensdaten. Wenn Sie die Werte der Finanzbuchhaltung und Personaldaten vor Freigabe noch prüfen möchten oder auf Zuarbeiten warten, können Sie den automatischen Datenimport für einen gewissen Zeitraum aussetzen. Der automatische Import startet erst wieder nach dem Ablauf der festgelegten Frist oder wenn Sie ihn manuell anstoßen.

Das Unternehmen meines Mandanten ist im Ausland ansässig. Werden bei Cheftresor auch internationale steuerliche Aspekte berücksichtigt?

Nein, aktuell können keine steuerlichen Richtlinien von im Ausland ansässigen Firmen berücksichtigt werden.

Bei meinem Mandanten handelt es sich um einen Verein. Können bei Cheftresor steuerliche Besonderheiten von Vereinen berücksichtigt werden?

Nein, steuerliche Regelungen – speziell bei Vereinen – sind bei Cheftresor nicht abbildbar.

Gibt es digitale Branchenlösungen für Cheftresor?

Ja, wir arbeiten bereits an dedizierten Branchenlösungen für Cheftresor. Für Ärzte, Pflegeberufe, Handwerk und Bauunternehmer wird es zukünftig spezialisierte Angebote für digitales Controlling geben.

Ich habe eine innovative Idee für eine Cheftresor-Funktion. An wen kann ich mich wenden?

Wir freuen uns, dass Sie Cheftresor aktiv mitgestalten, denn nur, wenn etwas Gutes immer weiter verbessert wird, kann es gut bleiben. Schicken Sie uns Ihre Wünsche gern über unser Kontaktformular oder geben Sie diese an Ihren Steuerberater weiter.

3. Technische Fragen

 

Wie funktioniert der Aufruf von Cheftresor auf meinem Endgerät?

Cheftresor lässt sich schnell und einfach über Ihren Browser aufrufen. Geben Sie dazu die URL aus Ihrer Aktivierungsemail in die Adresszeile Ihres Browsers ein zusammen mit Ihren Anmeldedaten. Heben Sie sich die Email gut auf.

Gibt es eine Cheftresor App?

Cheftresor als Controlling-Tool für digitale Unternehmer und Steuerberater bietet eine Vielzahl von Informationen und Möglichkeiten, die wichtigen Wirtschaftsfaktoren im Unternehmen im Blick zu behalten und zu steuern. Dieses erhebliche Potential in einer App zusammenzuführen, ist eine Aufgabe, der wir uns künftig stellen werden.

Muss Cheftresor auf meinem System installiert werden?

Cheftresor als digitale Controlling-Lösung läuft komplett online. Für Sie als Steuerberater heißt das, dass lediglich die Cheftresor Schnittstelle auf Ihren Systemen implementiert werden muss. Alle Informationen dazu finden Sie auf unserer Partner-Seite und in unserem Booklet zum Cheftresor Partnerprogramm. Unternehmer rufen Cheftresor schnell und einfach über die jeweilige URL und ihre Anmeldedaten auf.

Funktioniert Cheftresor auch offline? Kann ich während einer Dienstreise z.B. im Flugzeug den aktuellen Stand anzeigen lassen?

Leider nicht, denn Cheftresor stellt Ihre Daten jederzeit sicher online über unser zertifiziertes Rechenzentrum bereit. Wird die Internet-Verbindung unterbrochen, können keine Unternehmensdaten mehr abgerufen werden. Ihre Daten werden Online jederzeit aktuell bereitgestellt und es kann zu keinem unerlaubten Abruf Ihrer Daten kommen.

Kann ich Cheftresor auf allen Endgeräten verwenden?

Ja, Cheftresor funktioniert in allen gängigen Browsern, am besten mit Google Chrome. Aufgrund seines responsiven Designs funktioniert er auf allen Endgeräten wie Tablets, Smartphones, Laptops und PCs.

4. Hilfe & Support

 

Wer ist mein Ansprechpartner, wenn ich Hilfe benötige?

Wenn Sie bereits Cheftresor-Partner sind, dann ist Ihr direkter Ansprechpartner der Cheftresor-Lotse in Ihrer Kanzlei. Natürlich können Sie auch jederzeit unseren Cheftresor Support per Email unter: support@cheftresor.de oder per Telefon unter: 01805 664 668 erreichen. Gerne können Sie auch unser Kontaktformular nutzen.

Ich habe mein Passwort vergessen, was nun?

Kein Problem. Mit einem Klick auf "Passwort vergessen" wird Ihr bisheriges Passwort zurückgesetzt und Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zur neuen Passwortvergabe. Bitte achten Sie darauf, Ihr Passwort sicher zu gestalten und nicht an Dritte weiterzugeben.

5. Sicherheit & Datenschutz

 

Ist Cheftresor DSGVO konform?

Ja, Cheftresor arbeitet DSGVO konform. Die Datenschutzerklärung können Sie direkt hier einsehen: https://www.cheftresor.de/datenschutz.
Alle weiteren wichtigen Informationen rund um das Thema Sicherheit finden Sie zudem unter: https://www.cheftresor.de/sicherheit.

Sind meine Unternehmensdaten sicher?

Ja, Ihre Daten sind natürlich sicher. Bei Cheftresor ist der Name Programm, denn alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und verwaltet. Für Cheftresor gelten daher die deutschen Datenschutzbestimmungen, die zu den strengsten und sichersten weltweit zählen. Unser Hosting-Partner ist Europas führender, unabhängiger Datacenter- und Cloud-Service Provider und nach ISO27001- und PCI-DDv3.2 zertifiziert.

Wo bzw. wie werden meine Daten gespeichert?

Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert, die für ihre hohe Sicherheit zertifiziert sind. Dabei wird sichergestellt, dass alle Versorgungssysteme mehrfach ausgelegt sind und somit einem Totalausfall des Systems vorgebeugt wird. Informationen zu den Cheftresor-Rechenzentren und unserem Hosting-Partner finden Sie hier: https://www.proact.eu/de/pro-service/security/ .

Kann ich eigene Vorkehrungen zur Online-Sicherheit treffen?

Ja, mit folgenden Tipps können Sie das Risiko von Online-Betrug minimieren:

  • Halten Sie Software und Hardware stets auf dem aktuellen Stand
  • Nutzen Sie ein professionelles Virenschutz-Programm
  • Verdächtige E–Mails sofort löschen und keine Downloads starten, wenn Sie den Absender nicht kennen – besser einmal mehr nachfragen
  • Nutzen Sie keine öffentlichen, unverschlüsselten WLAN-Netze, wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten
  • Speichern Sie Ihre Zugangsdaten für Cheftresor nicht im Browser Ihres Gerätes
  • Melden Sie sich aus Cheftresor ab, wenn Sie Ihr Gerät verlassen oder aus der Hand legen.

Können Daten ungesehen aus Cheftresor in das Rechnungswesen des Steuerberaters importiert werden?

Nein, einen automatisierten Datenimport von Cheftresor in das DATEV Rechnungswesen gibt es nicht. Das führende System ist das Rechnungswesen des Steuerberaters und er hat die Datenhoheit. Für bestimmte Funktionen, wie z.B. Lohndatenerfassung, werden Importe bereitgestellt, die allerdings vorab durch den Steuerberater bestätigt und manuell in die Lohnprogramme importiert werden müssen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich meinen Steuerberater wechseln möchte?

Wenn Sie von einem neuen Steuerberater betreut werden möchten, können Ihre Daten mit Ihnen umziehen, sofern es sich um eine Kanzlei handelt, die bereits Cheftresor-Partner ist. Falls nicht, nehmen wir gern Kontakt zu Ihrem neuen Berater auf und überzeugen ihn gern von den Cheftresor-Vorteilen. Ihre Daten können in dieser Zeit in unseren Datenzentren zwischengespeichert werden.

6. Vertrag & Konditionen

 

Welche Kosten kommen auf meine Kanzlei zu?

Eine Kostenübersicht finden Sie unter https://www.cheftresor.de/ oder in der Cheftresor Partnerbroschüre.

Wie lang ist die Cheftresor Lizenz gültig?

Die Cheftresor Lizenz hat eine Laufzeit von mindestens 12 Monaten.

Welche Kündigungsfrist hat die Cheftresor Lizenz?

Die Cheftresor Lizenz hat eine Kündigungsfrist von 3 Monaten.

Wie erfolgt die Zahlung für das Cheftresor Onboarding und Lizenz?

Die Bezahlung läuft voll automatisch per Firmenlastschrift-Mandat von Ihrem Girokonto. Bitte beachten Sie, dass die Firmenlastschrift Ihrer Bank zur Prüfung und Freigabe der Zahlung, vorliegen muss.

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