Scrum – für Projektmanagement und Jahresabschlüsse

Bei Scrum handelt sich um ein relativ neues Modell für das Projekt- und Produktmanagement, dass vor allem in der IT-Branche Anwendung findet. Es gibt dabei keine Befehlsstruktur und keine Kontrollorganisation. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement gibt es keine detaillierten Arbeitsanweisungen, sondern nur vorgegebene Ziele für die Mitarbeiter und Teams. Für die Zielerreichung sind sie selbst verantwortlich. Mit dieser Methode hat das Team die Möglichkeit, größtmöglichen Freiraum kreativ zu nutzen, um in Eigenregie Ideen, Konzepte, Methoden etc. planen und anwenden zu können. Das stärkt die Eigenverantwortung, setzt aber auch eine entsprechend qualifizierte Person in der Rolle des leitenden Scrum-Masters voraus.

In der Steuerberatung lohnt sich die Scrum-Methode vor allem für größere Projekte. Hier können kleinere Teams gemeinsam verschiedene Gebiete einer Aufgabe z.B. das Vorantreiben der Digitalisierung in der Kanzlei bearbeiten. Dabei ist kein übergreifender komplexer Plan notwendig, sondern die Aufgabe wird in einzelne Teilziele zerlegt, die letztendlich auf das Gesamtziel einzahlen. In einem festgelegten Intervall werden die einzelnen Schritte umgesetzt. Entwicklung und Ergebnisse bleiben stets transparent, so dass jederzeit alles überprüft und bei Bedarf angepasst werden kann. Nach und nach wird so das Projekt verwirklicht. In vielen kleinen Schritten kommen Sie bei der Umsetzung der Digitalisierung schnell zum Ziel.

Eine weitere denkbare Einsatzmöglichkeit für Scrum wären die Jahresabschlüsse. Diese verzögern sich oft aus Mangel an Kapazitäten und Zuarbeiten. Wenn jedoch fixe Endtermine für die Bearbeitung bestimmter Mandanten, Firmengruppen, Branchen etc. vorgegeben werden, haben alle ein Ziel, auf das hingearbeitet werden kann. Anschließend braucht es noch Teilschritte für deren Erreichung die Teams verantwortlich sind, z.B. die jahresabschlussreife Bearbeitung der Buchhaltung, ein Redaktionsschluss für die Unterlagen oder Kontrolltermine bis zu denen alles beim Steuerberater zur Abnahme vorliegen muss. Die rechtzeitige Planung, der Countdown und Scrum bieten hier gemeinsam die Perspektive, zielorientiert und mit weniger Stress zu arbeiten, denn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen über weite Handlungsfelder und durch die engmaschigen Intervalle sind jederzeit Anpassungen möglich.

Stichwort „Visualisierung“: Ziele lassen sich besser realisieren, wenn sie für alle Beteiligten präsent sind. Egal ob als Tafel, Plakat oder ähnliches an zentraler Stelle oder digital mit Fortschrittsanzeige – wer regelmäßig mit seinen Aufgaben und Zielen in Kontakt kommt, ist auch mehr in deren Umsetzung involviert. Wenn sogar noch Fortschritt, Teilziele und Änderungen transparent für alle dargestellt werden, vereinfacht das die Kommunikation und motiviert den Einzelnen dazu, seinen Beitrag beizusteuern.

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