Verfahrensdokumentation – Grundlage zur Erfüllung der GoBD

Vor allem Bargeld-Betriebe müssen sich stärker organisieren

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung, kurz GoBD, fordern von allen steuerpflichtigen Unternehmen, die ihre Buchhaltung ganz oder teilweise digital führen, eine Verfahrensdokumentation über die prüfungsrelevanten IT-Prozesse und die Speicherung und Dokumentation der originären digitalen Daten. Das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße! Liegt keine entsprechende Dokumentation vor, können Aufzeichnungen im Rahmen der Betriebsprüfung verworfen werden und es drohen Schätzungen

Für die folgenden drei Hauptbereiche sind Verfahrensdokumentationen zu erstellen:

  • Verarbeitung und Aufbewahrungspflichten für elektronische Unterlagen
  • Führung elektronischer Bücher
  • Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche

Buchführungsrelevante Systeme sind in diesem Kontext sowohl das Hauptbuchführungsprogramm, als auch Nebenbereiche wie etwa die Anlagen- oder Lohnbuchhaltung. Außerdem unterliegen zusätzliche elektronische Systeme wie Archiv oder Zeiterfassung den Regelungen der GoBD, wenn sie buchführungsrelevante Daten liefern.

Was fordern die GoBD?

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit und „richtige“ also zeitgerechte Buchung bzw. Aufzeichnung
  • Ordnung und Unveränderbarkeit

Notwendig zur Erfüllung dieser Anforderungen ist die Verfahrensdokumentation. Darin sind alle Vorgehensweisen sowie Systeme und Programme im Einzelnen darzustellen, mit denen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erreicht werden (sollen). Ein allgemeingültiges Muster ist dabei schwer vorzugeben, da sich die zu beschreibenden Prozesse von Unternehmen zu Unternehmen stark unterscheiden können. Die Verfahrensdokumentation ist in jedem Fall mit dem Augenmerk zu verfassen, dass ein sachverständiger Dritter (beispielsweise ein Betriebsprüfer) sich auf ihrer Grundlage in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann – eine formale und strukturierte Aufbereitung mit Inhaltsverzeichnis, Übersichten und Grafiken ist daher zwingend erforderlich.

Dabei müssen alle am Verfahren beteiligten Personen jederzeit Zugriff auf und Kenntnis vom aktuellen Stand haben und diesen entsprechend konsequent anwenden. Nur so kann das Unternehmen die Einhaltung der GoBD sicherstellen.

Kein Selbstzweck, sondern Entwicklungschance

Das eine solche Verfahrensdokumentation einen gewissen Aufwand mit sich bringt ist unstrittig. Sie birgt aber auch die Chance, im Zuge ihrer Entstehung alte Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. So können gleichzeitig neue, moderne Abläufe implementiert werden. Viele Steuerberater haben sich intensiv mit dem Thema der Verwaltungsabläufe befasst und unterstützen gern bei der Optimierung und Erstellung einer Dokumentation.

Tipp: Bei häufigeren Überarbeitungen oder Änderungen empfiehlt es sich, einen inhaltlich stabilen Hauptteil durch sich häufiger ändernde Anlagen zu ergänzen.

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