Das papierlose Büro dank digitaler Buchhaltung

Wir zeigen wie es funktioniert

Prozessoptimierung ist ein wichtiges Thema und sollte auch in der Verwaltung zum Einsatz kommen. So können Sie mit digitaler Buchhaltung die Prozesse im Büro schlank organisieren und für weniger Papier und Ordnerberge sorgen.

Datev Unternehmen Online als digitales Archiv

Die Softwarelösung vereint die GoBD-konforme Archivierung aller Belege mit Onlinebanking, Kassenbuch und digitalem Datenaustausch zum Steuerberater. Papierbelege werden einfach gescannt und können anschließend ohne große Vorsortierung z.B. in Kisten zu Aufbewahrungszwecken eingelagert werden. Die Weiterverarbeitung erfolgt ausschließlich digital. Rechnungen, die per E-Mail kommen, werden ebenfalls digital verarbeitet und direkt im Unternehmen Online archiviert. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation ist sogar ein ersetzendes Scannen möglich. Dann können Papierbelege nach dem Scan vernichtet werden. Clevere Ablagesysteme, Rechnungspostfächer und Prozessbeschreibungen helfen, den Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Plattform Unternehmen Online bietet eine komfortable Weiterverarbeitung der Belege. Mittels OCR-Erkennung werden wichtige Inhalte der Belege bereits automatisch ausgelesen und müssen nur noch bestätigt werden. So entsteht ein digitales Archiv, in dem jederzeit alle Belege zur Verfügung stehen. Gleichzeitig werden sie zur Buchhaltung an das Steuerbüro übertragen. Das hat gleich mehrere Vorteile: Lange Versandwege und die Sortierung von Belegen entfallen. Gleichzeitig haben Unternehmer und Berater jederzeit online Zugriff auf den kompletten Belegbestand ohne aufwändige Suche oder Wartezeiten.

Rechnungsprozesse strukturieren

Das integrierte Online-Banking und die Berechtigungsstruktur im Unternehmen Online machen auch die Verwaltung von Zahlungen einfach. Eine Rechnungsliste zeigt aktuelle offene Verbindlichkeiten inklusive Skontierungsmöglichkeiten. Per Freigabe können diese dann einfach überwiesen werden. So funktioniert modernes Liquiditätsmanagement.

Was einfach klingt, erfordert einiges strukturelles Denken. Steuerberater können ihre Mandanten bei der Einführung unterstützen und so für abgestimmte Prozesse sorgen. Übrigens: Die Auswertung der mittels Belegen aus Unternehmen Online erstellten Buchhaltung kann dann ganz einfach im Cheftresor erfolgen. Dort erhalten Mandanten und Berater einen optimalen Überblick zur aktuellen Unternehmensentwicklung.

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