Mit Standards und Zertifizierung Qualität sichern

Aktive Qualitätssicherung für eine wirklich einheitliche Linie

DIN ISO… Idioten sammeln Ordner. Sicher kennen Sie die wenig schmeichelhafte Umschreibung für die weit verbreiteten Industrienormen. Tatsächlich ist das Thema Zertifizierung in vielen Köpfen mit der Angst besetzt, endlos Dokumentation zu betreiben, ohne dass dies einen nennenswerten Nutzen hätte. Doch bei genauerer Betrachtung sind die zu Grunde liegenden Qualitätsprozesse keine Belastung sondern Entlastung.

Warum? Weil es nicht allein um die Zertifizierung geht. Vielmehr ist ein solcher Prozess die Chance, auch in kleinen und mittelständischen Betrieben ein aktives Qualitätsmanagement einzuführen. Natürlich kann man als Chefin oder Chef eine einheitliche Linie vorgeben. Doch im Alltag schleifen sich schnell und meist unbemerkt unliebsame Routinen ein. Auch um beispielsweise neuen Mitarbeitern – die nicht nur ihre Berufserfahrung, sondern auch eine eigene Arbeitsweise mitbringen – klar kommunizieren zu können, wo diese Linie verläuft, muss sie zunächst genau definiert sein.

Die Entwicklung eines Qualitätsmanagements kann dabei helfen. Regelprozesse zu beschreiben und zu hinterfragen, welche Ansätze für das eigene Unternehmen wichtig und zielführend sind und wann es Zuviel des Guten wird – das ist ein längerer, mitunter auch holpriger Prozess, der sich aber lohnt. Achten Sie dabei unbedingt auf einen pragmatischen Ansatz. Wird der Qualitätsprozess zu kleinteilig gedacht, verliert er nicht nur seinen praktischen Nutzen, sondern wird regelrecht zum Hemmschuh. Auf Dauer laufen Sie dann der gewünschten Performance hinterher. Entscheidend ist insbesondere die Einstellung der Mitarbeiter zum Thema Qualitätssicherung. Insbesondere Ihre Führungskräfte sollten Ihre Grundüberzeugungen als Unternehmerin oder Unternehmer teilen und erkennen, welchen tatsächlichen Nutzen dieses Instrument bietet.

Die Zertifizierung als solche kommt zwar nicht ohne zusätzlichen Zeitaufwand aus. Doch gerade interne Audits nach DIN ISO 9001 sind immer wieder eine gute Möglichkeit, das entwickelte Regelwerk auf den Prüfstand zu stellen. Auf diese Weise profitieren Sie von einem lebendigen Qualitätsmanagement, das sich an Ihrem Unternehmensalltag und der beruflichen Praxis Ihrer Branche ausrichtet. Zudem sehen Sie als Team in regelmäßigen Abständen, an welchen Stellen Sie etwas verändern oder Korrekturen vornehmen müssen. Auch der Blick eines externen Prüfers ist nicht per se schlecht – im Gegenteil. Ein solcher Audit ist auch immer eine Möglichkeit, kleinere und größere Fragen, die einem im Unternehmensalltag begegnen, noch einmal sauber zu prüfen und das Ergebnis entsprechend zu dokumentieren.

Wer darauf bislang weniger Wert legt und die Qualität der eigenen Arbeit eher aus dem Bauch heraus beurteilt, wird einen solchen Prozess vermutlich als Belastung empfinden und eine Zertifizierung als Muss. Doch was wäre, wenn Sie Qualitätssicherung nicht als leidiges Übel, sondern als Chance betrachten, Ihre ohnehin vorhandenen Prozesse zu definieren, zu bewerten und gegebenenfalls neu auszurichten?!

Durchdenken Sie das Thema Qualität in einem ersten Schritt deshalb so gründlich wie möglich: Was ist Ihnen wichtig, was nicht? Sehen Sie sich verschiedene Alternativen an. Sind diese praxistauglich, passen Sie zu Ihrer Firmenkultur und zu Ihren Mitarbeitern? Mitunter erweisen sich bei der Einführung eines Qualitätsmanagements auch externe Berater als hilfreich.

Nochmal: Qualitätsmanagement und eine damit verbundene Zertifizierung kosten Zeit, Geld und Aufmerksamkeit. Doch unter dem Strich bringt ein solches System mehr als das es kostet. Denn je anspruchsvoller die eigene Haltung in punkto Qualität ist, desto wichtiger ist es, ab und an die Säge zu schärfen. Mit welchen Standards wollen wir arbeiten? Mit welchen Standards arbeiten wir tatsächlich? Wo haben sich Abweichungen eingeschlichen?

Ein aktives Qualitätsmanagement ist die Lösung, um nachhaltig sicherzustellen, dass von Ihnen entwickelte Prozesse auf Dauer funktionieren. Die wiederholte Rezertifizierung verhindert, dass man das bereits Erreichte im Klein-Klein des Alltags wieder aufgibt ohne es (rechtzeitig) zu bemerken. Betrachten Sie daher Ihr Qualitätsmanagement nicht als einen künstlichen Prozess, zu dem Sie aus betriebswirtschaftlichen Gründen gezwungen wären. Stellen Sie vielmehr das Thema Qualität ganz bewusst in den Mittelpunkt Ihres Bemühens. Die Zertifizierung und damit die Anerkennung Ihrer Arbeit ist dann letztlich nur das i-Tüpfelchen.

Quelle: Ines Scholz: Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung. Mit 48 Workhacks den Datenschatz heben