Time-out: Störungsfrei denken und arbeiten

Zeitmanagement heißt auch sich bewusst auszuklinken und Störungen vor der Tür zu lassen

Zeit die wir uns nehmen, ist Zeit, die uns etwas gibt.
Ernst Ferstl

Zeitmanagement geht jeden an: In Zeiten ständiger Erreichbarkeit und stets überbordender E-Mail-Postfächer brauchen wir Zeitinseln, damit wir störungsfrei denken und arbeiten können. Wenn man ständig aus der Arbeit herausgerissen wird, ist das nicht nur zunehmend frustrierend. Es ist nachweislich auch ineffektiv und damit letztlich unwirtschaftlich. Warum nutzen Sie diesen Sommer und die damit einhergehende Ruhe nicht einmal, um einen neuen Ansatz auszuprobieren?

Eine Möglichkeit, sich selbst (und das eigene Umfeld) zum konzentrierten Abarbeiten wichtiger Aufgaben anzuhalten: ein sogenanntes Time-out. Wenn ein Mitarbeiter andauernd gestört und unterbrochen wird, tritt der bekannte „Sägezahneffekt“ ein. Nach einer Störung bedarf es erheblicher Mühe, bis man sich wieder in eine Aufgabe eingearbeitet hat. Dadurch kann viel Zeit verloren gehen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern zum Beispiel zweimal wöchentlich die Möglichkeit für jeweils drei bis sechs Stunden eine störarme Erledigungszeit einzurichten. 

Dabei könnten folgende Spielregeln gelten: In dieser Zeit sind ausschließlich umfassende, zusammenhängende Aufgaben, Projektarbeiten und Tätigkeiten, bei denen bei einer Störung der „rote Faden“ verloren gehen würde, zu bearbeiten. In dieser Zeit ist es unzulässig, Telefonate zu erledigen, Rückrufe zu tätigen, E-Mails zu checken oder zu beantworten und interne Besprechungen von Mitarbeitern abzuhalten. Time-out heißt fokussiert an einer Sache dran sein und bleiben.

Die Mitarbeiter sollten ein solches Time-out in den gemeinsamen Büro-Kalender eintragen und konsequent das Telefon auf den Empfang umstellen. Arbeiten Sie außerdem mit einem sichtbaren Zeichen, das für alle anderen unübersehbar vor der Tür des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt wird - sei es eine bunte Frisbee-Scheibe oder ein Stopp-Schild. Ein Übertreten ist nicht erlaubt – weder für Chef oder Chefin noch für die Kolleginnen und Kollegen. 

Allerdings fällt es gerade in hektischen Zeiten schwer, sich an diese bewusst gesetzte, störungsfreie Zeit zu erinnern. Es bedarf der Übung, sich ein solches Time-out zu nehmen und in dieser Fokuszeit tatsächlich Dinge zu Ende zu bringen. Doch konsequent gelebt, verbessert sich durch das ungestörte Arbeiten nachweislich die Produktivität. Wir bestimmen Zeit und Raum und haben das Gefühl, einen guten Job gemacht zu haben. Nicht schnell, irgendwie, nebenbei. Stattdessen konzentriert und wirkungsvoll. 

Quelle: Ines Scholz: Go digital: Neues Denken in der Kanzleiführung. Mit 48 Workhacks den Datenschatz heben

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